Effektiv rejseadministration i staten

Statens udgifter til rejser løber årligt op imod ca. 500 mio. kr. på hele rejseområdet. Dertil kommer den tid, som bruges til rejseadministration. Med nye fælles statslige indkøbskontrakter som Flyrejseaftalen, Hotelaftalen for Danmark, Rejsebureauaftalen samt et kommende rejseafregningssystem for staten, vil vi ved udgangen af 2010 have en mere effektiv administration af statens rejseområde.
 
Effektivisering af rejseadministrationen i staten er et fokusområde i Økonomistyrelsen og har til formål at skabe billigere priser og bedre processer for rejsebestilling og
-administration. Billigere priser skal kombineres med, at det bliver lettere for både den rejsende, sekretæren, regnskabsmedarbejderen og godkenderen af rejsen (fx kontorchefen) at sikre en korrekt og hurtig administration af rejseudgifterne i staten. Med de nye kontrakter på rejseområdet har vi taget et stort skridt nærmere opfyldelsen af denne ambition.

Fremtidens rejseadministration

De rejsende og regnskabsmedarbejderne får med de nye aftaler på rejseområdet en bedre sammenhæng i rejseadministrationen end tidligere. Processen fra rejsen bestilles, til rejseudgifterne bogføres og betales er blevet forenklet. Unødvendige mellemled og processer skæres bort, og det sparer ikke alene tid, men også penge. Samtidigt sikrer aftalerne en større fleksibilitet for brugerne. Fx kan rejsebestillingen fremover foregå på flere måder, enten ved selvreservation eller via rejsebureauet afhængig af, hvilken metode institutionen vælger.

Erfaringsudveksling med statslige institutioner

Økonomistyrelsen er i dialog med en række institutioner for at kortlægge de mest hensigtsmæssige arbejdsgange for rejseadministration. Rundt omkring i institutionerne sidder en række medarbejdere, der har en viden og erfaring fra deres daglige arbejde med rejseadministration. En viden, som vi i Økonomistyrelsen vil drage stor nytte af under udformningen af processen for, hvordan staten fremadrettet administrerer rejseudgifter mest effektivt.
Det bliver fremover muligt i højere grad at tilpasse processerne for rejsebestilling og kontrolniveauet af rejseudgifterne til de enkelte institutioner. For at alle kan nyde godt af lave priser og optimere deres processer, vil der dog følge en række standardiserede regler i kølvandet på de nye aftaler. Det drejer sig om, at alle institutionerne skal bruge indkøbsaftalerne, rejseafregningssystemet og bedste rejseformer.

Hvornår kan jeg bruge de nye aftaler?

Aftalerne på fly og hotel var fuldt implementeret med udgangen af januar måned 2009, og aftalen om rejsebureauydelser er ved at blive implementeret i institutionerne.
Inden udgangen af 2009 har alle ØSC-institutioner mulighed for at gøre brug af rejsebureauaftalen, mens fly- og hotelaftalen har kunnet anvendes siden januar måned 2009.
En række udvalgte institutioner vil i 3. kvartal 2009 fungere som pilot, og inden udgangen af 2009 begynder vi på implementeringen af systemet til ØSC-institutionerne. Ved udgangen af 2010 forventes det nye rejseafregningssystem at være fuldt implementeret og i drift i institutionerne. 
 

Løbende information fra Økonomistyrelsen

Økonomistyrelsen informerer løbende om rejseadministration i staten gennem nyhedsbreve, møder og her på hjemmesiden 

Læs mere om de fælles statslige indkøbsaftaler på rejseområdet på her >>