Fem mest forekommende fejl i e-fakturaer

Økonomistyrelsen har gennemgået over 1.000 e-fakturaer fra forskellige leverandører og har på den baggrund identificeret fem typiske fejl, som er skyld i at en e-faktura ikke kan behandles i den offentlige myndigheds system.

Når en e-faktura er fejlbehæftet skyldes det oftest, at grundopsætningen af OIOXML-koden er forkert. Det betyder, at fejlen kun kan rettes ved, at virksomhedens systemprogrammør ændrer OIOXML-felternes opsætning.

Nogle leverandører undrer sig, når de får en regning retur fra en offentlig kunde, fordi andre offentlige kunder behandler og betaler regninger fra virksomheden. Det  skyldes, at nogle offentlige myndigheder bruger ressourcer på at korrigere fejlbehæftede fakturaer manuelt.

Det er ikke en langsigtet løsning for hverken den offentlige kunde eller for leverandøren at foretage manuelle rettelser, da regningernes kvalitet ikke forbedres på denne måde.

Find fem fejl i din e-faktura

Her er en oversigt over de fem mest forekommende fejl i e-fakturaer og forslag til, hvordan de korrigeres.

Fejl i varelinjer ved rabat
Varelinjen i en e-faktura består af tre felter

Enhedspris   *   styk  =   linjetotalpris

Når enhedspris ganges med antal enheder skal det give linjetotalprisen. Fejl i e-fakturaen skyldes ofte, at regnestykket ikke går op, sandsynligvis fordi der er indregnet en rabat, så enhedsprisen angives som den oprindelige pris (uden rabat), men rabatten er fratrukket i linjetotalprisen, fx:

En pakke papir koster 160 kr, men leverandøren fratrækker 10% i rabat, nemlig 16 kr.
Det er forkert, hvis varelinjen ser sådan ud:
160 kr. * 1=144 kr.
Det er korrekt, hvis varelinjen ser sådan ud:
144 kr. * 1=144 kr.

En korrekt faktura kan opstilles på to måder:

1. Rabatten indregnes i enhedspris og linjetotalpris og rabattens størrelse angives i kommentarlinje, fx

144 kr. * 1 =  144 kr.
10 % rabat

2. Rabatten fratrækkes totalprisen:

160 kr.  *  1   =  160 kr.
Rabat  10 %   =    16 kr.

Totalpris =144 kr.
 
Moms
Vær opmærksom på, at det skal være indarbejdet i OIOXML-koden, hvis virksomheden skal kunne håndtere flere momssatser i samme faktura.

Leveringsdato
Fejl i leveringsdato skyldes oftest, at der i OIOXML-koden angives, at leveringsdatoen ikke er en enkelt dato, men en datoperiode, men samtidig er der i koden kun plads til en start på perioden og ingen slutdato.

CVR-nummer er skrevet forkert
Et CVR-nummer skal altid skrives uden mellemrum, bindestreg mm. Er der fejl i CVR-nummeret, skyldes det ikke nødvendigvis, at OIOXML-koden er forkert, men snarere at nummeret er indtastet forkert i det system, der leverer data til fakturaen.

Faktura uden fakturanummer
Fakturanummer er et obligatorisk felt i OIOXML-koden, da oplysningen ifølge momsbekendtgørelsen skal påføres fakturaen, og nummeret skal være fortløbende.