Effektivt indkøb i DR – nogen at lære af

DR har på fire år sparet 100 millioner kroner på deres indkøb, og målet er 100 mio. kr. mere frem til 2007.
"Vi har sparet, hvad der svarer til ca. 7 pct. af DRs årlige indkøbsvolumen på vores projekt, og vi har kun rørt overfladen,” siger Bettina Jensen. Hun er service- og administrationschef med ansvar for blandt andet indkøb i DR.
Den succes vil hun gerne give videre.

DR er et skoleeksempel på, hvordan man kan arbejde målrettet med indkøbsstyring. Derfor har vi bedt DRs service- og administrationschef Bettina Jensen, som har drevet projektet fra start, om at give sine erfaringer videre og sætte tal på potentialet.

Indkøbsprojektet i DR
I 2001 begyndte Bettina Jensen arbejdet med at endevende hele DRs indkøbsporteføjle. "Vi gennemgik alle transaktioner for at få et overblik over volumen og forbedringspotentialer. Det mundede ud i en indstilling til DRs direktion om, hvor mange penge DR kunne spare ved at implementere indkøbsprojektet. Den gang sagde vi 140 mio. kr. i alt over 5 år. Det gik igennem og så gik vi i gang med at implementere indkøbsprojektet, som det hedder," siger Bettina Jensen.

DR har ikke brugt eksterne konsulenter til projektet. "Vi gjorde det efter en metode, som jeg har udviklet, hvor vi analyserede to “strømme”, den ene er de direkte besparelser på aftaleindgåelser og styring af, at vi overholder dem, og den anden de indirekte besparelser ved optimering af processerne omkring indkøb i DR."

Siden har DR løbende arbejdet med at indgå nye aftaler, at gøre de interne rekvirenter loyale og at understøtte med et digitalt indkøbs- og fakturasystem, så processiden optimeres. Når DR nu gør gevinsterne op, fordeler de sig på henholdsvis direkte besparelser og indirekte besparelser.
DR sparer ca. 30 mio. kr. på bedre indkøbsaftaler og loyalitet samt ca. 13 mio. kr. i indirekte besparelser ved forbedringer på processiden i 2005.

Lektion 1: Få overblik
Man skal begynde med at vide, hvad man gør. Hvis man vil opnå besparelser på indkøb, skal man have styr på, hvor meget man vil købe ind. Kun ved at samle sine indkøb hos én eller et mindre antal leverandører og ved at binde sig for et vist volumen, kan man opnå en ordentlig rabat.

"Da vi gik i gang, havde vi ikke en tese om, hvor potentialet ville være størst. Vi analyserede alle udgiftstyper, som er relateret til indkøb og lavede en handlingsplan for dem alle. Her ud fra ved vi, at vi i alt har 120 indkøbstyper, som er egnede for central koordinering. Så udvalgte vi nogle store og nemme det første år. Vi ville nemlig have nogle hurtige, positive resultater. Fx blev området kontorartikler valgt, fordi det er indkøb, som alle kan forstå," siger Bettina Jensen.

Lektion 2: Vælg leverandør
Man skal turde beslutte sig. En central del af øvelsen er at hjemtage rabatter på de udgiftstunge poster. Det handler om at opnå gode aftaler og reducere antallet af leverandører.

"Før vi gik i gang, kendte vi ikke vore leverandører. Vi havde over 13.000, og dem udskiftede vi løbende, så der var ikke megen forpligtelse hverken fra deres eller vores side. Nu er vi nede på 250 leverandører, som vi har faste aftaler med," siger Bettina Jensen.

DR Indkøb har som mål, at der skal være indgået konkurrencedygtige indkøbsaftaler bredt inden for alle de 120 indkøbsområder, der er identificeret som relevante. Og aftaleomfanget udvides støt. Fra en aftaledækning på 77 pct. i 2003 til 85 pct. ved udgangen af 2005.

"Vi indgår løbende aftaler på nye områder og indkasserer besparelserne. Et klassisk eksempel er udgifter på print og kopi, hvor vi i 2003 havde udgifter på 6,2 mio.kr. Her har vi med bedre klikpriser pr. kopi og bedre maskiner i 2005 reduceret de samlede udgifter til 4 mio.kr., altså en driftsbesparelse på 2,2 mio.kr. bare på print og kopi," siger Bettina Jensen.

Lektion 3: Vær loyal og skab incitamenter
Besparelser på indkøb er betinget af, at de indgåede aftaler følges, og at forbruget er konstant. De forudsatte besparelser får kun fuld effekt, hvis de indkøbsaftaler, som danner grundlag for besparelsesberegningerne, faktisk anvendes.

Også før indkøbsprojektet havde DR en hel række rammeaftaler. "Dengang var loyaliteten langt mindre end ønskelig. Loyalitet mod aftalerne forudsætter, at dem, der køber ind, kender aftalerne og synes, de giver værdi. Så det tog vi fat i," siger Bettina Jensen.

For at sikre, at aftalerne overholdes, måler DR fire gange om året på loyalitet mod aftalerne. "Vi har en incitamentspulje, hvor vi udlodder en bonus, hvis de enkelte afdelingers indkøb via indkøbssystemet overstiger en vis procentdel. Den sats er nu oppe på 85 pct., og det kan de fleste afdelinger overholde. Det er jo udtryk både for stor loyalitet mod aftalerne og systemet. Afdelingscheferne bestemmer selv, hvad pengene skal bruges til. Det blander vi os ikke i. Nogle af dem indgår i den almindelige drift, andre bruger dem på udstyr til afdelingen, fx har en afdeling købt en cykel, andre har holdt en fest. Men faktisk tror jeg det er vigtigt, at der er sådan noget. Ellers kan de sparede penge godt blive noget lidt abstrakt, noget som kun direktionen har glæde af."

Lektion 4: Gør indkøbsprocessen elektronisk
Både for at effektivisere selve indkøbsprocesserne og for at styre rekvisitionen af varer bedre, har DR udviklet et indkøbs- og faktura-håndteringssystem, Fakturius.

DR håndterer årligt ca. 70.000 fakturaer. Det koster ca. 350 kr. at håndbære en faktura gennem DR, mens prisen er ca. en tredjedel, når fakturaen håndteres elektronisk. Der er altså meget kontante fordele, når fakturaer og ordrer kan håndteres elektronisk, snarere end manuelt.

Før projektet gik i gang, var det også et problem, at alt for mange DR-medarbejdere kunne købe ind. "Det betød mange urutinerede brugere," forklarer Bettina Jensen.

Men allerede i løbet af 2002 lykkedes det DR at reducere antallet af rekvirenter fra over 800 til 335. Det tal har siden holdt sig ret konstant. Alle nye medarbejdere, der får adgang til indkøbssystemet, modtager uddannelse og vejledning både i systemet og i de aftaler, der findes.

Lektion 5: Lyt og udbyg kompetencerne
DR har også særligt fokus på de indkøb, som afdelingerne har problemer med at få foretaget over indkøbssystemet. "Vi har opbygget en speciel taskforce, som tager ud og hjælper med alt inden for indkøbsaftaler, fakturabehandling og optimal anvendelse af indkøbssystemet. Her opsamler vi samtidig afdelingernes behov og udfordringer, så der er fokus på sammenhængen mellem de indgåede aftaler, systemet og den praktiske hverdag," fortæller Bettina Jensen.

"Noget af det, der har overrasket mest i forløbet er faktisk, hvor stor opbakning, man kan få i organisationen, hvis bare man lytter til de behov, som organisationen har," fortæller Bettina Jensen.

Indkøbsprojektet stiller også nye krav til medarbejderne i DRs bogholderi. Med et elektronisk indkøbssystem forsvinder de rutineprægede indtastningsopgaver. I stedet kommer der mere vægt på at håndtere de kritiske sager.

"Det kræver bredere forståelse af regnskabs- og systemsammenhænge, det kræver evne til formidling – og det betyder mere ansvar til den enkelte medarbejder. Det forsøger vi at håndtere med HR-tiltag til videreuddannelse og genplacering i forbindelse med jobnedlæggelser. Derfor er en stor del af indkøbsprojektet reelt også et internt uddannelses- og omskolingsprojekt," siger Bettina Jensen

Lektion 6: Benhård styring og opfølgning
Det er mange penge at spare på bedre indkøb, men det kræver også benhård styring. DR har fra begyndelsen gjort meget ud af målstyring og rapportering. Det hjælper til at skabe ledelsesopbakning og fokus på indkøb, både i ledelsen og i organisationen generelt.

"I DR har vi sparet det, der svarer til cirka syv pct. af det årlige indkøbsvolumen på vores projekt, og vi har kun rørt overfladen. Næste bølge kommer nu, hvis der er opbakning i DRs direktion."

Bettina Jensen peger på, at interessen for indkøb burde være større i staten. "Staten trænger til benhård styring på indkøbsområdet, og det kommer først, når der for alvor kommer fokus på området og så skal der være de rette ressourcer til at drive sådan et projekt. Men hvis hele staten gør det, så er der også penge at spare."

Perspektiverne for indkøb i DR
Bettina Jensen mener, at fremtiden for indkøb i DR er bredere aftalekomplekser: "Perspektiverne er helt klart overgangen til samlede koncepter inden for indkøb. Vi vil ikke længere gå ud og tilbyde kontorartikelaftaler, printeraftaler etc. Nu vil vi lave totalkoncepter for levering af serviceydelser til DR via partner-aftaler. Derved puljer vi en masse ydelser, laver et samlet koncept og styrer dermed indkøbsarbejdet langt bedre. Det er fremtiden, som jeg ser den," slutter Bettina Jensen.

---

Om styrelsen
'Styrelsen', der udgives af Økonomistyrelsen, formidler erfaringer, synspunkter og baggrund fra Finansministeriets arbejdsområde.

Kommentarer til bladet eller forslag til artikler er meget velkomne. Skriv til redaktionen på oesweb@oes.dk. Her kan du også tegne gratis abonnement på den trykte udgave.