Behovsafdækning - sikring af at styringspotentialet realiseres og overstyring undgås
Behovsafdækning vedrørende den interne kontoplan tjener to relaterede formål.
- sikring af, at det fulde styringspotentiale ved anvendelsen af den intern kontoplan realiseres
- sikring af, at overstyring så vidt muligt undgås
Det fulde styringspotentiale betyder, at alle relevante styringsinformationer kan trækkes ud af kontoplanen og understøtte den øvrige styring i institutionen - herunder at kontoplanen understøtter den faglige styring, de faglige prioriteringer og de faglige (effekt)mål, som udgør institutionens eksistensberettigelse.
Styring bliver til overstyring i det øjeblik styringsgevinsten overskygges af styringsomkostningerne. Overstyring er ofte sammenhængende med, at der ikke i tilstrækkelig grad bliver prioriteret eller at registreringer foretages uden, at data bliver anvendt.
Økonomistyrelsens inspirationsmateriale inkluderer en trinvis gennemgang, der kan anvendes som inspiration, når I laver større eller mindre revideringer af jeres interne kontoplan.
Behovsafdækningen - delelementer anbefalet af Økonomistyrelsen
I alle tilfælde bør I tilpasse den interne kontoplan ud fra det styringsbehov I ønsker opfyldt.
Der kan være stor forskel på, hvordan den enkelte institution vælger at afdække deres styringsbehov.
For de flestes vedkommende vil den primære øvelse bestå i at forsimple den interne kontoplan. Det vil fx sige, at I får lukket dimensionsværdier, der ikke bliver brugt, at I forsøger at mindske antallet af anvendte dimensioner og at I mindsker detaljeringsgraden i finanskontoplanen.
Figuren nedenfor kan anvendes som en samlet tilgang eller i deres egen ret afhængig af jeres ønsker og behov. En omfattende revidering af kontoplanen kan med fordel indeholde samtlige trin i processen.
Ved at klikke på boksene i figuren nedenfor, kan I finde beskrivelser af de enkelte delelementer i processen:
Hyppighed - hvor ofte bør den interne kontoplan tilpasses?
Tilpasning af den interne kontoplan kan på den ene side ske løbende, men en mere gennemgribende sanering af kontoplanen kan også ske med passende tidsrum.
Formålet med saneringen er at undgå unødig kompleksitet i kontoplanen. I bør fx tage stilling til om anvendte dimensionsværdier og finanskonti med fordel kan trækkes ud af kontoplanen. I bør afdække mulighederne for at lægge enslydende dimensioner eller dimensionsværdier sammen. Ligeledes bør I afdække mulighederne for at mindske detaljeringsgraden af finanskontiene, som følge af overlap med de styringsinformationer, der kan udledes af indkøbskategorierne.
En af de primære begrundelser for at foretage gennemgribende saneringer med faste tidsrum er, at den interne kontoplan anvendes meget bredt. Mange anvender kontoplanen og kontoplanen bruges til vidt forskellige formål. Den interne kontoplan har derfor en tendens til at knopskyde. Resultatet er, at den bliver meget omfattende uden, at der nødvendigvis er en styringsmæssig berettigelse for det.
Behovsafdækning på Finansministeriets Økonomisk Administrative vejledning (ØAV)
Finansministeriets tidligere beskrivelse af, hvordan man opbygger den interne kontoplan, findes på ØAV 'Opbygning af den interne kontoplan'.
Tilbage til intern kontoplan