Opgavehierarki er en metode tila t gruppere institutionens opgaver på forskellige aggregeringsniveauer, således at effekter, produkter, ydelser, aktiviteter, ressourcer og finansielle midler relateres til hinanden. Opgavehierarkiet er derfor også et redskab, der kan anvendes til at kæde en institutions finansielle styring, aktivitets- og ressourcestyring samt mål- og resultatstyring sammen.
Opgavehierarkiet er således en struktureret kortlægning af mål-middel-relationerne i en institutions opgaveløsning.
Centrale regler og krav:
- Der findes ikke statslige regler og krav om anvendelse af opgavehierarki.
Opgavehierarkiet er derfor også et redskab, der kan anvendes til at kæde en institutions finansielle styring, aktivitets- og ressourcestyring og mål- og resultatstyring sammen.
I sin simpleste form ser opgavehierarkiet ud som vist i figuren nedenfor:
Elementerne i opgavehierarkiet er beskrevet i boksen nedenfor.
Opgavehierarkiet er beskrevet og eksemplificeret i Finansministeriets vejledning Ansvar for styring.
Anvendelsen af opgavehierarkiet er ligeledes beskrevet og eksemplificeret i Inspiration til anvendelse af opgavehierarkier fra 2005. Inspirationsmaterialet bygger på nogle af de første erfaringer i forbindelse med udarbejdelsen og anvendelsen af opgavehierarkier i staten.
De finansielle midler er de penge, institutionen har til rådighed i form af bevillinger, gebyrer, lån eller andre indtægter. Pengene bruges til at betale for ressourcer, hvilket omfatter både personale, løbende driftsudgifter og anskaffelse af materiel.
Ressourcerne referer til de produktionsfaktorer i form af arbejdskraft, kapital underleverandører, bygninger, udstyr, og andre ting en institution tilvejebringer for at kunne gennemføre aktiviteterne.
Aktiviteterne er institutionens produktionsproces – det er på aktivitetsniveauet, at opgaver gennemføres – fx analysearbejde, journalisering, planlægningsmøder osv. Aktiviteterne kan igen grupperes indholdsmæssigt efter hvilken ydelse, de bidrager til – fx udbetaling af bestemt type ydelse, afgørelse af en sag, eller implementering af et afgrænset udviklingsprojekt. Da en aktivitet kan bestå af mange delaktiviteter, er der mulighed for at inkludere disse i hierarkiet. Dette kan anskueliggøre ressourcekrævende aktiviteter.
Ydelserne referer til samlinger eller bundter af aktiviteter organiseret med henblik på at levere et bestemt produkt. Eksempler omfatter udbetaling af tilskud af en bestemt type, tilrettelæggelse af en kampagne eller implementering af et afgrænset udviklingsprojekt.
Produkter er institutionens leverancer til sine omgivelser, fx støtteudbetaling, forskningsresultater eller teaterstykker. Det er på produktniveauet, at institutionens bidrag til samfundet er mest tydeligt. Det er også på dette niveau, at institutionens produktivitet og resultater bedst kan vurderes – hvorfor resultatkontraktens resultatkrav anbefales at blive formuleret i tilknytning til produktniveauet.
Formålet med at lave produkterne er imidlertid de effekter, produkterne gerne skulle have på samfundet. Effekt defineres bredt, som de virkninger en institution prøver at opnå på sine omgivelser via sine ydelser og produkter. En institution kan påvirke samfundet som helhed eller påvirke konkrete borgere/
virksomheder. Der kan være mange forhold, som spiller ind på disse effekter, og de er derfor oftest vanskelige at måle. Eksempler på samfundsmæssige effekter kan være ”rent grundvand”, ”retssikkerhed for borgerne”, ”bæredygtigt landbrug” eller ”sikre veje”.
Idet opgavehierarkiet giver overblik over, hvilke aktiviteter, ydelser og produkter, der bidraget til hvilke effekter, kan opgavehierarkiet fx bruges til at:
- strukturere og optimere en institutions opgavevaretagelse/arbejdsprocesser
- prioritere mellem forskellige aktiviteter, ydelser, produkter og effekt (mål)
- identificere overflødige aktiviteter, ydelser og produkter
- skærpe opmærksomheden om bivirkninger eller risici for uønskede konsekvenser
- udvikle og opstille gennemsigtige resultatkontrakter
- udarbejde omkostningsbaserede finanslovsforslag
Ud over at have styringsværdi i sig selv, kan opgavehierarkiet bruges som redskab til at strukturere andre styringsforhold i en institution. Eksempler på dette findes neden for.
Der findes ingen facitliste på den rigtige indplacering og gruppering i opgavehierarkiet. Anvendelse af de forskellige niveauer i hierarkiet vil derfor repræsentere et ledelses- eller styringsmæssigt valg.